Menú
Trello es una herramienta de colaboración que organiza tus proyectos en tableros. Con un vistazo rápido, Trello te muestra en qué se está trabajando, quién está encargado de qué y en qué etapa se encuentra un proceso. Imagina una pizarra blanca llena de listas de notas adhesivas, donde cada nota representa una tarea para ti y tu equipo. Ahora imagina que cada una de esas notas adhesivas tiene fotos, archivos adjuntos de otras fuentes de datos como Jira o Salesforce, documentos y un lugar para comentar y colaborar con tus compañeros. Y además, imagina que puedes llevar esa pizarra blanca contigo en tu teléfono móvil y acceder a ella desde cualquier computadora a través de la web. ¡Eso es Trello!
Trello es una herramienta online para la gestión de proyectos y flujos de trabajo en equipo. Permite crear tableros, listas y tarjetas que representan tareas y fases de proyectos, facilitando la organización y colaboración. Se pueden añadir comentarios, adjuntar archivos, asignar etiquetas y colores, y hacer uso de checklists. Además, Trello ofrece la posibilidad de integrar otras herramientas y servicios, recibir notificaciones personalizables, buscar y filtrar información, y exportar datos. Es una solución flexible y adaptable para cualquier tipo de proyecto o equipo.
También es conocido por ser una de las herramientas de gestión de proyectos más fáciles de usar. Su diseño sencillo permite una curva de aprendizaje rápida. Además, Trello es gratuito hasta cierto punto.
Trello fue lanzado por Fog Creek Software en septiembre de 2011. Su concepto se basó en el método de gestión de proyectos conocido como Kanban, que se originó en Toyota. Los desarrolladores de Trello se inspiraron en el enfoque visual y flexible del sistema Kanban para crear una plataforma digital que pudiera adaptarse a las necesidades de cualquier equipo o proyecto. Desde entonces, Trello ha experimentado un crecimiento significativo en popularidad y se ha convertido en una de las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas en la actualidad
Como he comentado antes, Trello es una de las mejores herramientas para la gestión de proyectos y colaboración en equipo que ofrece una amplia gama de funcionalidades para optimizar la organización y la productividad en el ámbito laboral. A continuación, destacaremos dos aspectos clave sobre cómo Trello puede servirte de gran utilidad.
Trello ofrece una forma intuitiva y eficiente de organizar y gestionar proyectos. Mediante la creación de tableros, puedes visualizar fácilmente las diferentes etapas de un proyecto y las tareas asociadas a cada una, lo que te permite tener una visión general del progreso y mantener el control de las actividades.
Además, puedes utilizar listas para dividir el trabajo en fases o etapas más pequeñas, lo que resulta especialmente beneficioso para proyectos complejos o de larga duración. Con la opción de añadir tarjetas a cada lista, puedes asignar tareas específicas, añadir descripciones detalladas, adjuntar archivos relevantes, establecer fechas límite y asignar responsables para una mejor organización y seguimiento.
A través de las tarjetas, también tienes la posibilidad de añadir comentarios y etiquetas para facilitar la comunicación y la clasificación de las tareas. Además, puedes utilizar checklists para desglosar las tareas en subtareas más pequeñas y verificar su completitud a medida que avanzas en el proyecto. Todo esto contribuye a una gestión más eficiente y transparente del trabajo, permitiendo que cada miembro del equipo tenga una clara comprensión de lo que debe hacerse y cuándo.
Trello fomenta la colaboración y la comunicación en equipo de manera efectiva. Gracias a su interfaz intuitiva, todos los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a los tableros y tarjetas compartidos, lo que permite una mayor transparencia y un acceso rápido a la información relevante. A través de los comentarios en las tarjetas, los miembros del equipo pueden intercambiar ideas, proporcionar actualizaciones, hacer preguntas y brindar retroalimentación, lo que promueve una comunicación fluida y una mejor colaboración.
Asimismo, puedes utilizar las etiquetas y los colores para clasificar y organizar el trabajo, facilitando la identificación de las tareas relevantes para cada miembro del equipo.
Otra ventaja importante de Trello es la posibilidad de integrarse con diferentes herramientas y servicios externos, lo que permite sincronizar datos, recibir notificaciones personalizables y mejorar la productividad en general. Además, con la función de búsqueda y filtrado, es posible encontrar fácilmente la información que necesitas en un tablero con numerosas tarjetas y listas.
Para entender cómo funciona Trello, es importante conocer las dos principales acciones que se pueden realizar en esta plataforma: la creación de tableros y el uso de tarjetas y listas.
Los tableros en Trello son como pizarras virtuales donde se pueden organizar y visualizar diferentes proyectos. Para crear un tablero, simplemente hay que hacer clic en el botón correspondiente y asignarle un nombre. Los tableros pueden ser creados para cada proyecto, departamento o cualquier otra categoría que se desee.
Una vez creado el tablero, se pueden personalizar las columnas según las necesidades del proyecto. Por ejemplo, se pueden crear columnas para representar las distintas etapas del proyecto, como «Por hacer», «En progreso» y «Terminado». Estas columnas se conocen como listas.
En Trello, las tarjetas representan las tareas o elementos individuales dentro de un proyecto. Se pueden crear tarjetas arrastrando y soltando desde la barra lateral o simplemente haciendo clic en el botón correspondiente dentro de una lista.
Cada tarjeta puede contener información adicional, como descripciones, etiquetas, fechas de vencimiento y archivos adjuntos. Además, se pueden asignar a miembros del equipo para distribuir las responsabilidades y mantener un seguimiento adecuado. Las tarjetas se pueden mover entre las distintas listas para reflejar su progreso y estado actual.
El uso de tarjetas y listas en Trello facilita la visualización y organización de las tareas dentro de un proyecto. Permite gestionar eficazmente el flujo de trabajo, asignar prioridades y realizar un seguimiento detallado de cada tarea.
Aquí te explicare en detalle las que considero como las mejores características que tiene Trello en 2024, y por las que uso esta herramienta a diario.
Trello ofrece una amplia gama de funciones y herramientas que facilitan la gestión de proyectos y tareas. Estas características permiten a los equipos organizar, asignar y hacer un seguimiento de las tareas de manera eficiente. Algunas de las características destacadas de Trello incluyen:
Creación de tableros: Los tableros en Trello son la base para organizar el trabajo. Permite crear tantos tableros como se necesiten y personalizarlos según las necesidades del proyecto.
Listas y tarjetas: Las listas y tarjetas en Trello ayudan a desglosar las tareas de un proyecto en fases o etapas más pequeñas. Se pueden mover las tarjetas entre listas para indicar el progreso del trabajo.
Comentarios y etiquetas: Es posible añadir comentarios a las tarjetas de Trello para facilitar la comunicación entre los miembros del equipo. Además, se pueden asignar etiquetas y colores para clasificar las tareas de manera visual.
Trello ofrece la posibilidad de integrarse con otras herramientas y servicios, lo que permite a los equipos aprovechar las ventajas de diferentes aplicaciones en un solo lugar. Además, ofrece opciones de personalización para adaptarse a las preferencias y necesidades de cada equipo. Algunas de las características relacionadas con la integración y personalización incluyen:
Integración con herramientas externas: Trello se integra con aplicaciones populares como Google Drive, Slack, Jira, Dropbox, entre otras, lo que simplifica la gestión del proyecto al centralizar la información y las comunicaciones.
Notificaciones personalizables: Trello permite configurar notificaciones personalizadas para mantenerse al tanto de los cambios y actualizaciones importantes relacionadas con el proyecto.
Búsqueda y filtrado de información: Con la función de búsqueda y filtros de Trello, se puede acceder rápidamente a la información requerida y encontrar tarjetas o tareas específicas según criterios definidos.
Como todo en esta vida, Trello tiene ventajas y desventajas, al menos así lo considero yo. Estas son:
Visualización clara: Trello proporciona una representación visual de las tareas, el progreso y el estado a través de tableros, listas y tarjetas. Esto facilita ver qué tareas deben completarse y quién es responsable de cada una.
Colaboración efectiva: Trello permite que múltiples usuarios accedan y editen los mismos tableros, lo que facilita la colaboración en proyectos. Los equipos pueden comunicarse, asignar tareas y dar seguimiento al progreso en un entorno colaborativo.
Flexibilidad: Trello es altamente personalizable y se adapta a una amplia variedad de tareas y proyectos. Puede utilizarse tanto para listas de tareas personales como para procesos empresariales más complejos, lo que lo convierte en una herramienta versátil para diferentes necesidades.
Accesibilidad y disponibilidad en dispositivos móviles: Trello es una herramienta basada en la web, lo que permite acceder a ella desde cualquier lugar con conexión a Internet. Además, cuenta con aplicaciones móviles para iOS y Android, lo que facilita su uso en dispositivos móviles y permite llevar el trabajo contigo dondequiera que vayas.
Integraciones con otras aplicaciones: Trello ofrece integraciones con numerosas herramientas y servicios populares, como Google Drive, Slack y Evernote. Esto permite una fácil sincronización y colaboración con otras plataformas que ya se utilizan, mejorando la eficiencia y la productividad del flujo de trabajo.
Limitaciones en la gestión de proyectos complejos: Aunque Trello es muy flexible, puede no ser la herramienta más adecuada para proyectos altamente complejos que requieren una planificación y seguimiento exhaustivos. Para proyectos con una estructura más elaborada, es posible que se necesite una herramienta más especializada.
Dependencia de la conexión a Internet: Trello es una herramienta basada en la web, por lo que requiere una conexión a Internet para acceder y utilizar todas sus funciones. Si no tienes acceso a Internet, puede resultar difícil trabajar con Trello en ese momento específico.
Complejidad en la curva de aprendizaje inicial: Al principio, Trello puede parecer abrumador para aquellos que no están familiarizados con su interfaz y metodología. Puede llevar un tiempo familiarizarse con todas las características y optimizar su uso para satisfacer las necesidades específicas de cada equipo.
En general, ya has visto que Trello ofrece una gran cantidad de ventajas, como una visualización clara, colaboración efectiva, flexibilidad, accesibilidad y capacidad de integración con otras herramientas. Sin embargo, también tiene algunas limitaciones en términos de gestión de proyectos complejos y dependencia de la conexión a Internet.
Si te doy mi humilde opinión sobre Trello, merece la pena, por supuesto que sí. En la mayoría de los casos te será muy útil y suficiente con la opción gratuita.
Pero si ves que se te queda corto siempre podrás adquirir uno de los 3 planes que te ofrecen, cada uno de ellos con sus correspondientes mejoras y ventajas sobre las demás versiones y a un precio muy bajo.
Adrián Perona 2023
